چرا ساعت ها را با قدم های خسته کننده تلف کنید؟ راه حل خودکار Hengchen توان عملیاتی را تا 4 برابر افزایش می دهد.

من از خیلی از تیم ها همین درد را می شنوم. روز کاری مملو از گام‌های تکراری، چک‌های دستی، انتقال آهسته و خطاهای کوچک است که مدام برمی‌گردند. من می بینم که مردم مشغول می مانند، با این حال خروجی هنوز گیر کرده است. این نوع سنگ اندازی یک تیم را فرسوده می کند. هنگچن نوعی پشتیبانی است که وقتی خط نیاز به جریان تمیزتری دارد به آن اشاره می کنم. من قول جادو نمی دهم. من به کار نگاه می کنم، نقاط کند را پیدا می کنم و مسیری را تعیین می کنم که کار را آسان تر می کند. من با نقشه برداری از روند کامل شروع می کنم. من نگاه می کنم جایی که کار متوقف می شود. من متوجه می شوم که مردم کجا منتظر قطعات هستند، بررسی ها تکرار می شوند و اشتباهات از یک مرحله به مرحله بعد گسترش می یابند. سپس کار دست اضافی را برش دادم. یک تعمیر ساده می تواند باعث صرفه جویی زیادی در حرکت شود. راه اندازی بهتر می تواند قطعات را با عقب و جلو کمتر حرکت دهد. یک جریان واضح می تواند به تیم کمک کند بدون استرس سرعت خود را حفظ کند. من چک ها را ساده نگه می دارم. یک بررسی واضح در نقطه درست بهتر از بررسی های زیاد در نقطه اشتباه است. وقتی تیم بداند به دنبال چه چیزی باشد، خط آرام‌تر احساس می‌شود. من همچنین پیروی از طرح را آسان می کنم. مردم زمانی بهتر کار می کنند که بتوانند گام بعدی را سریع ببینند. راه اندازی تمیز به کارکنان جدید کمک می کند تا سریعتر یاد بگیرند و به کارکنان قدیمی کمک می کند تا ریتم خود را حفظ کنند. یک تیم کوچک بسته بندی که با آن کار کردم مرتب سازی های تکراری زیادی داشت. دو نفر همان مشکلات کوچک را با دست حل می کردند. صف اغلب متوقف می شد و روز طولانی به نظر می رسید. ما تنظیمات را با Hengchen تغییر دادیم، برخی از مراحل تکرار را حذف کردیم و جریان را برای خواندن آسان‌تر کردیم. تیم سخت تر کار نکرد. با کشش کمتری کار می کردند. در آن کار، خروجی به حدود 4 برابر سطح قبلی منتقل شد. این نوع تغییر برای من اهمیت دارد زیرا تمرکز افراد را برمی‌گرداند. انرژی کمتری را صرف گام های هدر می دهند. آنها انرژی بیشتری را صرف کارهای مهم می کنند. من همیشه همین را به مشتریان می گویم: دنبال فشار بیشتر نباشید. با گام آهسته شروع کنید، چیدمان را اصلاح کنید، چک ها را واضح نگه دارید و اجازه دهید خط همانطور که باید حرکت کند. هنگامی که فرآیند متناسب با تیم باشد، خروجی با نویز کمتری رشد می کند. اگر شما هم با همین نوع ساییدگی روبرو هستید، می‌توانم به شما کمک کنم به نقاط کند نگاه کنید و ببینید که هنگچن ممکن است در کجای خط شما قرار بگیرد.

من بیشتر از روزم را صرف کارهایی می‌کردم که مفید به نظر می‌رسیدند اما نتیجه را به جلو نمی‌برد. دوباره و دوباره همان اعداد را چک کردم. من همان به روز رسانی وضعیت را برای افراد مختلف بازنویسی کردم. من به پیام هایی پاسخ دادم که باید با یک قانون ساده مدیریت می شد. تیم من مشغول ماند، اما خروجی واقعی ثابت ماند. این شکاف چیزی است که این ایده در مورد آن است. مشغله کمتر، توان عملیاتی بیشتر به این معنی است که من تلاش کمتری برای تکرار و کار بیشتری می‌خواهم که در واقع به پایان برسد. من با جستجوی کارهایی که بدون ارزش افزوده تکرار می شوند شروع می کنم. اگر همان یادداشت مشتری را سه بار تایپ کنم، این یک سیگنال است. اگر من به همان سؤال پنج نفر پاسخ دهم، این یک سیگنال دیگر است. اگر یک انتقال به دلیل اینکه یک مرحله به حافظه بستگی دارد شکسته شود، می دانم که این فرآیند به مسیر واضح تری نیاز دارد. من سعی نمی کنم هر کار کوچکی را حذف کنم. برخی از کارهای کوچک مهم هستند. من سعی می‌کنم آن‌هایی را حذف کنم که توجه را جلب می‌کنند و خیلی کم به آنها کمک می‌کنند. یک مثال ساده از یک تیم فروش می آید که با آن کار کردم. یادداشت‌های اصلی را در یک برگه نگه می‌داشتیم، به‌روزرسانی‌ها را در یک موضوع چت فراخوانی می‌کردیم، و کارهای پیگیری را در یک فایل دیگر انجام می‌دادیم. هر نماینده باید همان جزئیات را در سه مکان کپی می کرد. میدان های از دست رفته رایج بود. پیگیری ها از بین رفت. تیم تمام روز فعال ماند، اما معاملات به کندی پیش رفت. ما آن را با استفاده از یک رکورد مشترک برای هر سرنخ و یک قانون واضح برای به‌روزرسانی تغییر دادیم. هر نماینده یک بار یادداشت ها را وارد کرد. نفر بعدی می توانست رکورد را بخواند و عمل کند. تیم همچنان سخت کار می کرد، اما کار تمیزتر شد. این همان تغییری است که من به دنبال آن هستم. من از چند عادت استفاده می کنم که به من کمک می کند بار را سبک تر نگه دارم: 1. من یک منبع حقیقت را برای هر کار یا مشتری نگه می دارم. وقتی داده ها در یک مکان زندگی می کنند، تلاش کمتری را برای رفع جزئیات ناهماهنگ تلف می کنم. 2. من قوانین انتقال ساده را تنظیم کردم. اگر کاری از فردی به فرد دیگر منتقل شود، می‌خواهم مرحله بعدی آسان باشد. 3. کارهای تکراری کوچک را با هم گروه بندی می کنم. من به ایمیل های مشابه در یک بلوک پاسخ می دهم. من گزارش ها را در یک بلوک بررسی می کنم. تمرکز من ثابت تر می ماند. 4. برای کارهای رایج از قالب های کوتاه استفاده می کنم. یک الگوی تمیز من را از بازنویسی یک پیام هر روز نجات می دهد. همچنین لحن را یکنواخت تر نگه می دارد. 5. بعد از هر هفته پرمشغله، اصطکاک را بررسی می کنم. از خودم می‌پرسم چه چیزی کند است، چه چیزی نیاز به پیگیری اضافی دارد، و چه چیزی می‌تواند به یک گام روشن تبدیل شود. نکته این است که فقط به خاطر سرعت کار سریعتر کار نکنید. نکته این است که به کار خوب فضای بیشتری برای حرکت بدهید. من دیده ام که برای یک تیم چقدر آسان است که حرکت را با پیشرفت اشتباه بگیرد. یک تقویم کامل می تواند قوی به نظر برسد. صندوق ورودی شلوغ می تواند فعال به نظر برسد. یک لیست طولانی از وظایف می تواند مفید باشد. با این حال، زمانی که هر کار به بررسی اضافی، کپی اضافی یا تعمیر اضافی نیاز دارد، خروجی کاهش می یابد. من مسیر تمیزتر را ترجیح می دهم. وقتی یک کار تکراری را حذف می‌کنم، فضا را برای تماس‌های بهتر، نوشتن بهتر، خدمات بهتر و تصمیم‌گیری بهتر باز می‌کنم. تیم کمتر احساس فشار می کند. خواندن کار آسان تر است. ردیابی نتایج آسان تر می شود. به همین دلیل است که تمرکزم را روی کار کمتر و توان عملیاتی بیشتر نگه می‌دارم. این یک قانون ساده است، اما نحوه کار من را هر روز تغییر می دهد.

من بارها و بارها همین مشکل را می دیدم. روز کاری من پر از گام های کوچک و تکراری بود. داده ها را کپی کنید. جزئیات را بررسی کنید. ارسال یادآوری. برگه ها را به روز کنید. همان اشتباهات را برطرف کنید. هیچ یک از این کارها سخت نبود، با این حال توجه من را از کار واقعی دور کردند. اینجا جایی است که هنگچن نیازهای من را برآورده می کند. Hengchen مراحل خسته کننده ای را که سرعت تیم را کند می کند خودکار می کند. من نیازی به تکرار همان روال با دست ندارم. من می‌توانم یک فرآیند را یک بار تنظیم کنم، سپس به سیستم اجازه می‌دهم کار تکراری را با اصطکاک کمتر انجام دهد. برای من، این به معنای خطاهای دستی کمتر، سوابق پاک‌تر و جریان روان‌تر از یک کار به کار دیگر است. من این تغییر را به وضوح در یک فرآیند پیگیری ساده متوجه شدم. تیم فروش کوچکی که با آنها کار کردم انرژی زیادی را صرف به روز رسانی سرنخ کردند. یک نفر اطلاعات تماس را در یک برگه کپی کرد. یکی دیگر پیام های بعدی ارسال کرد. سومی بررسی کرد که آیا هر رکورد به درستی علامت گذاری شده است یا خیر. کار به حرکت خود ادامه داد، اما تیم در روال عادی خود گیر کرد. پس از اینکه آنها از Hengchen برای بخشی از فرآیند استفاده کردند، تیم می‌توانست بیشتر بر روی مکالمات واقعی با مشتریان تمرکز کند و کمتر بر روی حرکت کاغذبازی‌ها تمرکز کند. چیزی که بیشتر از همه دوست دارم این است که از کار روزانه پشتیبانی می کند بدون اینکه این فرآیند احساس سنگینی کند. این به من کمک می کند تا یک کار طولانی را به مراحل کوچکتر تقسیم کنم. اقدامات مکرر را ثابت نگه می دارد. نیاز به بررسی دستی را کاهش می دهد. این به من فضای بیشتری برای تمرکز روی کارهایی می دهد که نیاز به قضاوت دارند، نه تکرار. این در فروش، عملیات، پشتیبانی مشتری و بسیاری از تنظیمات کاری دیگر اهمیت دارد. وقتی مراحل کوچک به خوبی انجام شود، مدیریت کل فرآیند آسان‌تر می‌شود. من متوجه شده ام که مردم زمانی که زیر کارهای تکراری مدفون نمی شوند، با آرامش بیشتری کار می کنند. اگر بخواهم هنگچن را در یک خط توصیف کنم، این را می گویم: بخش خسته کننده کار را می گیرد و توجه من را به کاری که به یک فرد نیاز دارد برمی گرداند. به همین دلیل ارزش آن را می بینم. نه به این دلیل که جایگزین افراد می‌شود، بلکه به این دلیل که به افراد کمک می‌کند انرژی کمتری را برای مراحل معمول و انرژی بیشتری صرف کارهایی کنند که کسب‌وکار را به جلو می‌برد.

می دانم که یک روز کاری چقدر سریع می گذرد. پیام ها یکی پس از دیگری وارد می شوند. جزئیات محصول قاطی می شود. نقل قول ها به عقب و جلو می روند. یک اشتباه کوچک به تاخیر بزرگتری تبدیل می شود. من دیده ام که تیم های زیادی در انجام کارهایی که باید ساده می بودند انرژی خود را از دست می دهند. به همین دلیل است که فکر می‌کنم هوشمندانه‌تر کار کردن مهم‌تر از سخت‌تر کار کردن است. وقتی به Hengchen نگاه می کنم، شریکی را می بینم که می تواند به مدیریت کار روزانه کمک کند. من به سه چیز بیشتر اهمیت می دهم: ارتباط شفاف، کیفیت ثابت و تلاش کمتر هدر رفته. اگر یک تامین کننده یا ارائه دهنده خدمات بتواند از این نکات پشتیبانی کند، تیم من می تواند به جای رفع مشکلات قابل اجتناب، روی کار واقعی تمرکز کند. من دوست دارم این روند را ساده نگه دارم. 1. من با نیازهای روشن شروع می کنم قبل از اینکه چیزی بخواهم، آنچه را که نیاز دارم را با کلمات ساده می نویسم. من اندازه، مواد، مقدار، مورد استفاده و هر درخواست خاصی را فهرست می کنم. وقتی این کار را انجام می دهم، بعداً در زمان صرفه جویی می کنم. Hengchen وقتی درخواست واضح است می‌تواند سریع‌تر کار کند، و من می‌توانم گزینه‌ها را بدون حدس زدن مقایسه کنم. یک تیم تجاری کوچک که با آنها کار می کردم برای ارسال پیام های مبهم مانند "نیاز به محصول خوب، اندازه معمولی، فوری" استفاده می کرد. نتیجه همیشه یکسان بود: نمونه های اشتباه، پاسخ های اضافی و زمان از دست رفته. پس از اینکه آنها شروع به ارسال مشخصات کامل کردند، این روند روان تر شد. 2. بررسی می‌کنم که تیم چقدر سریع پاسخ می‌دهد پاسخ‌های سریع مهم هستند، اما پاسخ‌های واضح اهمیت بیشتری دارند. توجه می کنم که آیا پاسخ سوال من را حل می کند یا فقط نویز اضافه می کند. اگر هنگچن بازخورد مستقیم بدهد، جزئیات را به اشتراک بگذارد و مرحله بعدی را تایید کند، احساس آرامش بیشتری می کنم. این نشانه آن است که کار می تواند بدون پیگیری های مکرر به پیش برود. آموخته ام که یک پیام واضح می تواند یک روز کامل از رفت و آمد را نجات دهد. 3. من به دنبال کیفیت ثابت هستم، نمی خواهم تغییرات غافلگیر کننده ای داشته باشم. اگر یک سفارش را دو بار انجام دهم، می خواهم نتیجه نزدیک به همان استاندارد بماند. این به من کمک می کند سهام را برنامه ریزی کنم، به مشتریان خدمت کنم و اعتماد را حفظ کنم. Hengchen باید این کار را با پایدار نگه داشتن فرآیند و سازگاری جزئیات محصول آسان‌تر کند. یکی از فروشنده های آنلاین کوچک که می شناسم مشکل ساده ای داشت. سفارشات آنها در ابتدا خوب به نظر می رسید، اما دسته بعدی با تغییرات جزئی در پایان و بسته بندی همراه بود. مشتریان آنها متوجه شدند. پس از اینکه آنها با یک تامین کننده کار کردند که سوابق را نگه می داشت و جزئیات را قبل از ارسال بررسی می کرد، شکایت ها کاهش یافت. 4. من کاری را ترجیح می دهم که تلاش دستی را کاهش می دهد. من سیستم هایی را دوست دارم که مراحل اضافی را کاهش می دهند. یک شریک خوب باید به من کمک کند که زمان کمتری را برای پیام های بعدی، بررسی های مکرر و اصلاحات قابل اجتناب صرف کنم. اگر Hengchen بتواند فایل‌ها را مرتب نگه دارد، نکات کلیدی را زودتر تأیید کند، و از مدیریت راحت سفارش پشتیبانی کند، می‌توانم با استرس کمتری سریع‌تر حرکت کنم. منظور من از هوشمندتر کار کردن همین است. نیازی به فشار بیشتر ندارم. من به جریان بهتری نیاز دارم. 5. من از اعداد واقعی و رکوردهای ساده استفاده می کنم و به چیزی که می توانم ببینم اعتماد دارم. قبل از تصمیم گیری، کیفیت نمونه، زمان پاسخگویی، یادداشت های سفارش و سوابق تحویل را مقایسه می کنم. من یک لیست کوتاه نگه می دارم، نه یک گزارش طولانی. که تشخیص الگوها و اجتناب از انتخاب های بی دقت را برای من آسان تر می کند. در یک مورد، یک خریدار که من می‌شناختم، دفترچه‌ای را فقط با چهار مورد نگه می‌داشت: تاریخ، درخواست، زمان پاسخ و نتیجه. این عادت کوچک به آنها کمک کرد تا بهترین شریک را برای سفارشات تکراری پیدا کنند. روش ساده بود و جواب داد. برای من، هنگچن زمانی معنا پیدا می کند که کار آسان تر باشد، نه سخت تر. من جزئیات واضح می خواهم. من ارتباط صادقانه می خواهم. من روندی می خواهم که به زمان من احترام بگذارد و احتمال اشتباه را کاهش دهد. وقتی آن قطعات در جای خود قرار گرفتند، می توانم روی فروش، خدمات و رشد تمرکز کنم. این همان حمایتی است که من به دنبال آن هستم. اینگونه است که من با Hengchen هوشمندتر کار می کنم. علاقه مند به یادگیری بیشتر در مورد روندها و راه حل های صنعت هستید؟ تماس با hengchenshengwu: hengchenshengwu@163.com/WhatsApp 13256571717.

جاناتان اسمیت 2023-04-18 طراحی گردش کار ناب برای خروجی سریعتر امیلی کارتر 2022-09-06 خودکارسازی مراحل خسته کننده در عملیات روزانه مایکل لی 2024-01-12 بهبود عملکرد با حذف Busywork Sophia Brown 2021-09-2021-11-2021 30/08/2023 کاهش بررسی‌های دستی برای روان‌تر شدن جریان کسب‌وکار گریس میلر 14/05/2024 هوشمندتر با ساده‌سازی فرآیند کار کنید