87 درصد از آزمایشگاه‌ها خطاهای مربوط به کنترل دستی نمونه را گزارش می‌کنند - آیا سیستم فعلی شما می‌تواند از این تله جلوگیری کند؟

من مدام همین مشکل را در آزمایشگاه‌ها می‌بینم: نمونه‌ها هنوز با دست حرکت می‌کنند، برچسب‌ها هنوز بازنویسی می‌شوند، و هر قدم کوچک جایی برای اشتباه باقی می‌گذارد. من کارکنان آموزش دیده را تماشا کرده‌ام که لوله‌ها را دوبار چک می‌کنند، سینی‌ها را در اتاق‌ها راه می‌روند و داده‌های نمونه مشابه را بیش از یک بار وارد می‌کنند. کار از بیرون ساده به نظر می رسد. در داخل آزمایشگاه فشار ایجاد می کند. برچسب گم شده می تواند سرعت اجرا را کند کند. یک رک مختلط می‌تواند نمونه‌ای را در طول فرآیند ارسال کند. یک تیم خسته انرژی بیشتری را صرف رفع مشکلات قابل اجتناب می کند تا انجام کارهای مهم. هنگامی که نمونه برداری دستی می ماند، هزینه آن تنها نیروی کار نیست. هزینه واقعی در بررسی های مکرر، نتایج تاخیری و فشار اضافی بر کارکنان نشان می دهد. من دیده ام که یک آزمایشگاه فنی همه چیز را متوقف کرده است زیرا یک کد دست نویس با برگه ورودی مطابقت ندارد. نمونه هنوز آنجا بود، اما روند قبلاً اعتماد خود را از دست داده بود. چنین لحظه ای بر کل جریان کار تأثیر می گذارد. چیزی که به تیم های آزمایشگاهی می گویم ساده است: مشکل خود نمونه نیست. مشکل مسیری است که نمونه طی می کند. من معمولا با این مراحل شروع می کنم: - به هر نمونه یک شناسه دیجیتال واضح در برچسب ورودی One بدهید. یک رکورد یکی از منابع حقیقت - ردیابی حرکت در داخل آزمایشگاه اگر نمونه ای از یک نیمکت خارج شود و به نیمکت دیگر برسد، سیستم باید آن را نشان دهد. - کاهش دست خط یادداشت های دستی به راحتی اشتباه خوانده می شوند. لاگ های دیجیتال رکورد را تمیزتر نگه می دارند. - مراحل مدیریت یکسانی را برای هر نوع نمونه تنظیم کنید. یک فرآیند واضح به کارکنان جدید کمک می کند و همچنین به کارکنان باتجربه کمک می کند تا ثابت قدم باشند. - استثناها را مرور کنید، نه فقط مجموع‌ها اگر نمونه‌ای نگه داشته شود، می‌خواهم دلیل آن را بدانم، نه فقط تعداد دفعات را. من راه حل هایی را ترجیح می دهم که متناسب با ریتم روزانه یک آزمایشگاه باشد. یک سیستم خوب نباید مردم را مجبور کند که همه چیز را به یکباره تغییر دهند. باید پیگیری کار را آسان‌تر کند. کلینیک کوچکی که با آن کار می‌کردم یک مشکل ساده داشت: برچسب‌های نمونه محو شدند و کارکنان باید حدس می‌زدند که کدام لوله با کدام یادداشت مطابقت دارد. پس از اینکه آنها به ردیابی بهتر در زمان مصرف و فرآیند انتقال واضح‌تر روی آوردند، تیم بحث بر سر برچسب‌ها را متوقف کردند و شروع به تمرکز روی آزمایش کردند. این همان بخشی است که بسیاری از آزمایشگاه ها از دست می دهند. کنترل دستی اغلب به نظر عادی می رسد زیرا افراد با آن سازگار می شوند. آنها عادت هایی را حول درد ایجاد می کنند. آنها چک لیست های اضافی را حمل می کنند. آنها یادداشت های پشتیبان نگه می دارند. آنها از یک نفر دیگر می خواهند که یک سینی را تأیید کند. آزمایشگاه هنوز کار می کند، اما با کشیدن کار می کند. من معتقدم مسیر بهتر گردش کاری است که هویت نمونه را از ابتدا قابل مشاهده نگه می دارد. وقتی رکورد پاک بماند، کارکنان می توانند با اعتماد به نفس بیشتری حرکت کنند. وقتی دنبال کردن فرآیند آسان‌تر باشد، تشخیص خطاها آسان‌تر می‌شود. هنگامی که تیم انرژی کمتری را صرف تعمیرات می کند، می تواند روی کاری که برای انجام آن استخدام شده اند تمرکز کند. اگر من آزمایشگاهی را بررسی می‌کردم که هنوز نمونه‌ها را با دست انجام می‌داد، فوراً به سه چیز نگاه می‌کردم: جایی که برچسب‌ها از کار می‌افتند، کجا داده‌ها کپی می‌شوند، و جایی که نمونه‌ها قابلیت ردیابی را از دست می‌دهند. این سه نقطه معمولاً هزینه واقعی را نشان می دهد. آن شکاف‌ها را برطرف کنید و بقیه مدیریت آسان‌تر می‌شود.

من دیده ام که خطاهای دستی نمونه کار، یک روز عادی آزمایشگاه را به یک تنظیم مجدد طولانی تبدیل می کند. لوله ای روی نیمکت اشتباهی فرود می آید. یک برچسب پس از انتقال عجولانه لکه دار می شود. یک نمونه در یک تاخیر کوتاه گرم می شود. آنالایزر هنوز کار می کند. نتیجه ممکن است همچنان روی صفحه نمایش تمیز به نظر برسد. با این حال داستان پشت آن نتیجه شروع به تغییر می کند. این همان بخشی است که من به آن توجه می کنم. اکثر خطاهای رسیدگی با یک اشتباه بزرگ شروع نمی شوند. آنها با یک استراحت کوچک در روال شروع می کنند. یک میز پذیرش شلوغ یک اتاق جمع آوری شلوغ. یک پیک عجولانه تحویل داده شد. یک چک رد شده می تواند کل مسیر نمونه را لمس کند. وقتی به این مشکل نگاه می کنم، معمولا آن را به سه نقطه ضعف تقسیم می کنم. جمع آوری نمونه نمونه بیمار را ترک می کند، سپس خیلی سریع حرکت می کند. کارمند به طور همزمان فرم ها، لوله ها و سؤالات را حل می کند. یک نام گفته می شود، یک برچسب چاپ می شود و لوله به سینی می رود که نمونه های دیگر را در خود جای داده است. اینجاست که اختلاط ها شروع می شود. انتقال نمونه انتقال نمونه ساده به نظر می رسد. این نیست. یک لوله از فردی به فرد دیگر و سپس به دیگری منتقل می شود. هر مرحله فرصتی برای قرار دادن اشتباه، ذخیره سازی اشتباه یا زمان بندی اشتباه اضافه می کند. تأخیر کوتاه در دمای اتاق می تواند بیش از آنچه مردم انتظار دارند مهم باشد. ذخیره سازی نمونه من نمونه هایی را دیده ام که در نزدیکی یک پنجره، نزدیک یک منبع گرما، یا در یک یخچال شلوغ و بدون نشانگر مکان واضح قرار گرفته اند. لوله هنوز وجود دارد. شرایط ممکن است نباشد. دیدگاه من ساده است. اکثر آزمایشگاه ها نیازی به تعمیر اساسی ندارند. آنها به عادات سخت تری نیاز دارند. در اینجا چیزی است که من قرار می دهم. 1. یک نمونه، یک چک. شناسه نام نوع لوله مطابقت برچسب اگر اتاق شلوغ است، من هنوز آن مکث را می خواهم. چند ثانیه طول می کشد. این می تواند یک قرعه کشی تکراری را ذخیره کند. 2. برچسب در محل جمع آوری برچسبی که روی میز اشتباه چاپ شده بعداً مشکل ایجاد می کند. من برچسب زدن را در زمانی که بیمار هنوز حضور دارد یا درست در کنار محل جمع آوری ترجیح می دهم. لوله و رکورد باید قبل از خروج نمونه از صندلی مطابقت داشته باشند. 3. مسیر را کوتاه نگه دارید مسیر طولانی نیمکت باعث سردرگمی می شود. من یک جریان ساده را دوست دارم: بررسی برچسب مجموعه تست ذخیره سازی هنگامی که مسیر آسان است، کارکنان کمتر چرخش های اشتباه انجام می دهند. 4. از قوانین ذخیره سازی قابل مشاهده استفاده کنید یخچال بدون مناطق واضح به یک مشکل مشترک تبدیل می شود. قفسه‌ها را بر اساس نوع نمونه، نوع آزمایش یا فوریت علامت‌گذاری می‌کنم. یک برچسب کوچک، یک نوار رنگی یا یک سطل زباله ثابت می تواند کمک کند. نکته دکوراسیون نیست. نکته یک نشانه بصری سریع است. 5. کاهش انتقال دادن هر انتقال اضافی خطر می‌افزاید. اگر یک نفر نمونه را جمع آوری کند و دیگری نمونه را ثبت کند، هر دو به یک عادت بررسی نیاز دارند. اگر یک پیک دسته ای را تحویل بگیرد، لیست وانت باید با سینی روبروی آنها مطابقت داشته باشد. من شکاف کمتری بین مردم می خواهم. 6. آموزش با موارد واقعی آموزش زمانی بهتر عمل می کند که به نظر می رسد کارکنان اتاق واقعاً در آن کار می کنند. یک بار با یک کلینیک کوچک صحبت کردم که مدام شاهد مخلوط شدن فنجان ادرار در هنگام مصرف صبحانه شلوغ بود. کارکنان نیازی به سخنرانی طولانی نداشتند. آنها به یک سیستم سینی بهتر و قانونی نیاز داشتند که هر فنجان از زمان مصرف تا ورود به سیستم در یک شکاف شماره گذاری شده باقی بماند. پس از آن تغییر، تیم احساس آرامش بیشتری کرد و دوباره کاری کاهش یافت. آن پرونده برای من ماند. رفع تخیلی نبود. متناسب با جریان کار است. 7. با تأخیرها به عنوان یک خطر برخورد کنید، نه یک روال نمونه ای که بیش از حد انتظار می کشد همچنان نمونه ای در حال حرکت است، حتی اگر کسی آن را حمل نکند. از تیم‌ها می‌خواهم که مراقب نقاط انتظار باشند: صف‌های میز جلو، انباشته شدن نیمکت‌ها شلوغی بیش از حد یخچال تأخیر در پیک اگر نمونه منتظر بماند، رکورد باید آن را نشان دهد. اگر انتظار بیش از حد طولانی باشد، تیم باید بداند که در مرحله بعد چه کاری انجام دهد. به فرهنگ هم توجه دارم. وقتی افراد در صحبت کردن احساس امنیت می کنند، کمتر اشتباه می کنند. اگر پرستار مشکلی در برچسب مشاهده کرد، نباید برای ساکت ماندن فشار بیاورد. اگر فنی متوجه عدم تطابق نوع لوله شود، باید بدون ترس از سرزنش این روند را متوقف کند. این نوع فرهنگ اتاق بیش از شعارها از آزمایشگاه محافظت می کند. یک چیز از این موضوع یاد گرفتم: خطاهای دستی نمونه کار فقط یک مشکل کارکنان نیست. آنها یک مشکل سیستمی هستند. یک آزمایشگاه می‌تواند افراد ماهر را استخدام کند و اگر فرآیند از آنها بخواهد که تعداد زیادی را در یک لحظه به خاطر بسپارند، کیفیت خود را از دست بدهند. بنابراین من به دنبال آزمایشگاه هایی می گردم که عمل درست را آسان می کنند. برچسب هایی که خوانا می مانند. ذخیره سازی که در یک نگاه منطقی به نظر می رسد. مراحل متناسب با سرعت روز را بررسی کنید. یک مسیر نمونه که احساس می کند ثابت است، شلوغ نیست. این معیاری است که من به آن اعتماد دارم. اگر آزمایشگاهی بتواند قبل از شروع آزمایش از نمونه محافظت کند، بخش بزرگی از کار را قبلا انجام داده است.

من مدام همین الگو را در آزمایشگاه‌ها می‌بینم: یک لغزش کوچک باعث اتلاف وقت، کار مکرر و فشار زیادی بر تیم می‌شود. یک لوله با برچسب اشتباه یک تحویل از دست رفته عددی در قسمت اشتباه تایپ شده است. این لحظات کوچک هستند، اما می توانند کل روز را کند کنند. به همین دلیل است که رقم 87 درصد اهمیت دارد. من را نمی ترساند. این به من یادآوری می کند که خطاهای آزمایشگاهی معمولاً در جریان کار شروع می شوند، نه در خط پایان. من به کارهای آزمایشگاهی از طریق یک لنز ساده نگاه می کنم. اگر یک قدم بیش از حد به حافظه، استرس یا حدس زدن بستگی داشته باشد، در روزهای شلوغ سریعتر شکسته می شود. اگر مرحله ای واضح، قابل تکرار و بررسی آسان باشد، احتمال خطا کاهش می یابد. دیدگاه من ساده است: گردش کار باید قبل از شروع فشار کار کند. من روی مکان هایی تمرکز می کنم که اشتباهات اغلب اتفاق می افتد. 1. دریافت نمونه هنگامی که نمونه ها می رسند، اتاق ممکن است عجله داشته باشد. اینجاست که برچسب‌ها، داده‌های بیمار و یادداشت‌های منبع نیاز به مراقبت بیشتری دارند. من دوست دارم مرحله مصرف را کوتاه و سخت نگه دارم. یک نفر نمونه را دریافت می کند. یک چک لیست جلوی آنها می نشیند. یک اسکن بارکد رکورد را تایید می کند. اگر آزمایشگاه نمونه‌ها را در قالب‌های مختلف بپذیرد، من همچنان قانون مصرف را هر بار یکسان نگه می‌دارم. 2. ورود داده ها ورود دستی نویز ایجاد می کند. من دیده ام که یک اشتباه تایپی به تاخیر تبدیل شده است که بقیه گزارش را تحت تاثیر قرار می دهد. مسیر تمیزتر بهتر است. اسکن بارکد کمک می کند. پر کردن خودکار کمک می کند. یک چیدمان ساده صفحه نمایش کمک بیشتری می کند. من کادرهای کمتر، کلیک‌های کمتر و مکان‌های کمتری را ترجیح می‌دهم که چشم بتواند از یک خط بگذرد. 3. ارتباط بین اعضای تیم بسیاری از خطاهای آزمایشگاهی با علم بد شروع نمی شوند. آنها با انتقال ضعیف شروع می کنند. یک تکنسین فرض می کند که فرد بعدی قبلاً نمونه را بررسی کرده است. یک ناظر فرض می کند که یادداشت همراه بوده است. یک نتیجه روی میز منتظر می ماند زیرا هیچ کس مالک حرکت بعدی نیست. من آن را با مالکیت روشن رفع خواهم کرد. هر انتقال به یک نام، زمان و اقدام بعدی نیاز دارد. 4. بررسی قبل از آزادی چک نهایی نباید مانند یک نجات لحظه آخری باشد. این باید به عنوان بخشی از کار احساس شود. من یک لیست بررسی کوتاه را دوست دارم: - جزئیات بیمار مطابقت دارد - نمونه مطابقت شناسه - مقدار نتیجه در محدوده است - یادداشت در صورت نیاز پیوست می شود - گزارش آماده انتشار است که لیست نیازی به زبان فانتزی ندارد. نیاز به نظم و انضباط دارد. یک مثال آزمایشگاهی کوچک، دیدن این را آسان‌تر می‌کند. یک بار به یک آزمایشگاه تشخیصی با اندازه متوسط ​​نگاه کردم که مدام شاهد کار تکراری روی همان نوع نمونه بودم. تیم ماهر بود، اما روند به هم ریخته بود. یک نفر یادداشت دریافت را نوشت، شخص دیگری آن را در سیستم کپی کرد و شخص سوم بعداً آن را بررسی کرد. هر مرحله به خطا فضای بیشتری برای رشد می داد. آنها دو چیز را تغییر دادند. آنها اسکن بارکد را در زمان دریافت اضافه کردند. آنها همچنین مرحله بررسی را به همان صفحه مورد استفاده برای گزارش منتقل کردند. سرعت کارکنان کم نشد. آنها فقط از ارسال همان داده ها از طریق دست های بیش از حد متوقف شدند. این تغییر برای من اهمیت دارد زیرا نکته بزرگ تری را نشان می دهد. گردش کار بهتر همیشه به معنای قوانین بیشتر نیست. گاهی اوقات به معنای گام های کمتر، نقش های واضح تر و اتکای کمتر به حافظه است. اگر می‌خواستم یک جریان کاری آزمایشگاهی قوی‌تر از ابتدا ایجاد کنم، از این ترتیب استفاده می‌کردم: - نقشه‌برداری از هر مرحله از ورودی تا انتشار - نقاطی را که اغلب خطاها ظاهر می‌شوند را علامت‌گذاری کنید - ورودی تکراری را حذف کنید - در نقاط پرخطر یک بررسی ساده اضافه کنید - گزارشی از موارد نزدیک نگه دارید - هر هفته آن گزارش را مرور کنید - تیم را در یک فرآیند آموزش دهید، نه یک نسخه متفاوت برای هر شیفت، همچنین فکر می‌کنم فرهنگ مهم است. مردم وقتی می‌دانند که از دست دادن به‌عنوان داده‌های مفید تلقی می‌شود، نه سرزنش، بیشتر صحبت می‌کنند. آزمایشگاهی که از اشتباهات کوچک درس می گیرد سریعتر از آزمایشگاهی که آنها را پنهان می کند بهتر می شود. به همین دلیل است که من به خطاهای آزمایشگاهی به عنوان بدشانسی تصادفی نگاه نمی کنم. من آنها را به عنوان سیگنال می بینم. آن‌ها نشان می‌دهند جایی که جریان کار خیلی شل، خیلی سریع یا خیلی سخت است که نمی‌توان به آن اعتماد کرد. وقتی فرآیند مشخص باشد، تیم می تواند روی خود کار تمرکز کند. هنگامی که فرآیند نامشخص است، حتی یک تیم قوی انرژی خود را صرف رفع مشکلات قابل اجتناب می کند. من سیستم های ساده را دوست دارم، زیرا آنها در زیر فشار مقاومت می کنند. یک مصرف تمیز، یک تحویل تمیز، یک بررسی تمیز. از آنجا شروع خواهم کرد.

من یک اشتباه نمونه کوچک را دیده ام که یک روز عادی آزمایشگاه را به صف طولانی تاخیر تبدیل کرده است. یک لوله بدون برچسب واضح. فرمی با مشخصات بیمار از دست رفته. نمونه ای که برای مدت طولانی در دمای اشتباه قرار داشت. هر شماره در ابتدا کوچک به نظر می رسد. در آزمایشگاه، هر یک می تواند کل خط را کند کند. من آموخته ام که بیشتر تاخیرها با خود آزمون شروع نمی شوند. آنها حتی قبل از شروع آزمون شروع می کنند. وقتی با تیم‌های آزمایشگاهی کار می‌کنم، بارها و بارها بر روی یک نقطه تمرکز می‌کنم: کار با نمونه‌های تمیز باعث صرفه‌جویی در زمان بیشتری نسبت به انجام مجدد عجله می‌شود. اگر نمونه درست باشد، بقیه جریان کار بسیار روان تر به نظر می رسد. آنچه معمولاً اشتباه می‌شود، من چند اشتباه نمونه را بیشتر از بقیه می‌بینم: - برچسب‌گذاری اشتباه یا نامشخص - زمان جمع‌آوری از دست رفته - عدم وجود شناسه بیمار روی لوله یا کیسه - ذخیره‌سازی ضعیف پس از جمع‌آوری - انواع نمونه‌های مختلط - انتقال دیرهنگام به آزمایشگاه - فرم‌های درخواست ناقص یکی از کلینیک‌هایی که با آن کار می‌کردم یک مشکل ساده داشت که مدام تکرار می‌شد. کارکنان نمونه خون را به خوبی جمع آوری کردند، اما برچسب ها با دست نوشته شده بودند. برخی از نامه ها شبیه به هم بودند. چند نمونه باید دوباره بررسی می شد و دو نمونه باید دوباره جمع آوری می شد. این فقط وقت را تلف نکرد. همچنین جریان را برای تیمی که پشت سر آنها منتظر بود شکست. من این را به عنوان یک "مشکل کوچک مدیریت" نمی بینم. من آن را به عنوان یک مشکل گردش کار می بینم. آنچه را که قبل از حرکت نمونه ها بررسی می کنم، همیشه از خود نمونه شروع می کنم. می پرسم: - برچسب مشخص است؟ - آیا نام با فرم درخواست مطابقت دارد؟ - آیا نوع نمونه صحیح است؟ - آیا نمونه در زمان مناسب جمع آوری شد؟ - آیا به روش صحیح ذخیره شده است؟ - آیا بدون معطلی به آزمایشگاه رسید؟ این سوالات اساسی به نظر می رسند. آنها اساسی هستند. به همین دلیل آنها اهمیت دارند. یک آزمایشگاه به حدس و گمان بیشتری نیاز ندارد. این نیاز به تحویل کمتر، اصلاحات کمتر، و شانس کمتری دارد تا یک نمونه ارزش خود را قبل از شروع آزمایش از دست بدهد. فرآیند ساده من برای اشتباهات نمونه کمتر من مراحل ساده ای را دوست دارم که کارکنان بتوانند بدون استرس دنبال کنند. 1. از یک روش برچسب گذاری ثابت استفاده کنید. من برچسب هایی را ترجیح می دهم که به راحتی خوانده شوند و به سختی مخلوط شوند. برچسب های چاپی در بسیاری از موارد بهتر از دست خط های عجولانه عمل می کنند. اگر آزمایشگاه از برچسب‌های دست‌نویس استفاده می‌کند، مطمئن می‌شوم که سبک ساده است، جزئیات کامل است و هر بار برچسب در همان نقطه قرار می‌گیرد. 2. نمونه را در محل جمع آوری بررسی کنید. صبر نمی کنم تا نمونه به نیمکت آزمایشگاه برسد. من بلافاصله بعد از جمع آوری آن را بررسی می کنم. بهترین لحظه برای پیدا کردن مشکل است. اگر لوله اشتباه است، سایت جمع آوری می تواند آن را به سرعت تعمیر کند. اگر صبر کنم، تاخیر بیشتر می شود. 3. نمونه را با فرم من همیشه نمونه و فرم را در کنار هم مقایسه کنید. من به دنبال: - نام کامل - شماره شناسه - زمان جمع آوری - درخواست آزمایش - نوع نمونه عدم تطابق در اینجا می تواند بعداً توقف طولانی ایجاد کند. من ترجیح می دهم ده ثانیه را صرف بررسی کنم تا ده دقیقه برای اصلاح. 4. محافظت از نمونه در حین حمل و نقل، اگر حمل و نقل بی دقتی انجام شود، یک نمونه خوب همچنان ممکن است از کار بیفتد. من به موارد زیر توجه می‌کنم: - دما - موقعیت - کیفیت مهر و موم - زمان انتقال یک سواب، یک لوله خون و یک فنجان ادرار همگی نیازی به استفاده یکسان ندارند. این بدیهی به نظر می رسد، اما این جایی است که اشتباهات هنوز رخ می دهند. 5. یک چک لیست کوتاه در نزدیکی خود نگه دارید من یک چک لیست کوتاه را دوست دارم زیرا مردم از آن استفاده می کنند. یک رویه طولانی اغلب در طول یک شیفت کاری شلوغ نادیده گرفته می شود. یک لیست کوتاه روی دیوار یا نزدیک محوطه جمع آوری بیشتر مورد استفاده قرار می گیرد. من آن را ساده نگه می دارم تا تیم بتواند سریع آن را بررسی کند و ادامه دهد. 6. آموزش کارکنان جدید با مثال های واقعی من فقط با تئوری آموزش نمی دهم. من از موارد کار روزانه استفاده می کنم. به عنوان مثال، من ممکن است نمونه ای را نشان دهم که به درستی برچسب گذاری شده اما بد ذخیره شده است، سپس از تیم بپرسم که بعداً چه اتفاقی می افتد. یا ممکن است فرمی را با یک جزییات گم شده نشان دهم و به آنها اجازه دهم خطر را تشخیص دهند. مردم اشتباهات واقعی را بهتر از قوانین انتزاعی به یاد می آورند. یک مثال واقعی از کار روزانه آزمایشگاهی یک آزمایشگاه سرپایی کوچک یک بار به من گفت که زمان انجام آن کم می شود. تیم فکر می کرد مشکل حجم آزمایش است. وقتی نزدیکتر نگاه کردم، الگوی متفاوت بود. چندین نمونه با زمان جمع آوری از دست رفته وارد شدند. برخی هنوز قابل استفاده بودند. برخی نبودند. کارکنان آزمایشگاه مجبور شدند توقف کنند، با کلینیک تماس بگیرند، جزئیات را تأیید کنند و در صورت نیاز منتظر یادآوری باشند. تعمیر دستگاه جدیدی نبود. عادت مصرف بهتری بود. آنها یک بررسی ساده در میز مجموعه اضافه کردند، از برچسب های واضح تری استفاده کردند و از کارکنان خواستند جزئیات نمونه را قبل از حمل و نقل تأیید کنند. نتیجه یک جریان کاری آرام تر و وقفه های کمتر بود. این چیزی است که من در مورد کنترل نمونه دوست دارم. تغییرات کوچک می تواند بسیاری از اصطکاک ها را از بین ببرد. چیزی که من هر روز روی آن تمرکز می‌کنم به سه چیز اهمیت می‌دهم: - دقت - سرعت - پاک کردن انتقال اگر یکی از این موارد سقوط کند، آزمایشگاه آن را احساس می‌کند. نمونه ای با برچسب تمیز سریعتر حرکت می کند. نمونه ای با اطلاعات کامل نیاز به پیگیری کمتری دارد. نمونه ای که در شرایط خوب به دست می آید، تکرار کار را کاهش می دهد. من کمال را به خاطر خودش دنبال نمی کنم. من به دنبال مشکلات قابل اجتناب کمتری هستم. یعنی استفاده بهتر از زمان و انرژی. برداشت من اگر آزمایشگاهی بخواهد کارآمد بماند، نمونه برداری باید ساده، واضح و ثابت بماند. من ترجیح می‌دهم هر روز از یک فرآیند جامد استفاده شود تا ده عادت سست فقط زمانی که مردم آن‌ها را به خاطر می‌آورند. بهترین آزمایشگاه هایی که من با آنها کار کرده ام، آنهایی نیستند که بیشتر عجله کنند. آنها کسانی هستند که اشتباهات نمونه را زود می گیرند و کار را به حرکت در می آورند. اگر می خواهید سرعت آزمایشگاه شما کمتر شود، از نمونه شروع کنید. اینجاست که بسیاری از تأخیرها شروع می شود و هنوز هم می توان جلوی بسیاری از تأخیرها را گرفت.

من دیده ام که یک اشتباه کوچک در آزمایشگاه به یک روز طولانی تبدیل شده است. یک لوله به سمت نیمکت اشتباه می رود. یک برچسب با عجله خوانده می شود. یک نمونه برای چند دقیقه بیش از حد در مکان نامناسبی قرار می گیرد. خطا ممکن است در ابتدا کوچک به نظر برسد. کاری که در ادامه می آید اصلا کم نیست. مردم کاری را که انجام می دهند متوقف می کنند. آنها یادداشت ها را بررسی می کنند. آنها از یکدیگر می پرسند که چه چیزی تغییر کرده است. آنها مراحلی را تکرار می کنند که باید ساده می بود. به همین دلیل است که من فرآیندی را ترجیح می دهم که تنها به حافظه متکی نباشد. وقتی به خطاهای مدیریت دستی نگاه می کنم، معمولاً همان الگو را می بینم. تیم مشغول است. کار تکراری است. برچسب ها شبیه هم هستند. انتقال سریع است. یک فرد به یک نگاه سریع اعتماد می کند و مشکل از آنجا شروع می شود. من با آزمایشگاه هایی کار کرده ام که مسئله اصلی مهارت نبود. فشار بود یکی از کارکنان از کاری به کار دیگر منتقل شد. سینی نمونه تمیز و درست به نظر می رسید. یادداشتی روی کاغذ نوشته شد و بعداً با عجله خوانده شد. در این لحظه هیچ چیز اشتباهی احساس نمی شد. این اشتباه بعداً ظاهر شد، زمانی که نتیجه دیگر با مسیر نمونه مطابقت نداشت. چیزی که کمک می کند یک سیستم ساده است که از شخصی که کار را انجام می دهد پشتیبانی می کند. من دوست دارم با مراحل واضحی شروع کنم که متناسب با کار آزمایشگاهی واقعی باشد: - از یک قالب برچسب در طول فرآیند کامل استفاده کنید - هر نمونه را در هنگام برداشت، انتقال و ذخیره سازی اسکن کنید - مسیر نمونه را روی صفحه یا روی تخته قابل مشاهده نگه دارید - یک مکث کوتاه برای بررسی دوبار در نقاط کلیدی اضافه کنید - استثناها را فوراً ثبت کنید، نه در پایان روز این مراحل سرعت تیم را کاهش نمی دهد. آنها نیاز به رفع خطاهای قابل اجتناب را در آینده کاهش می دهند. آزمایشگاهی را به یاد دارم که هر روز تعداد زیادی نمونه مشابه را بررسی می کرد. دو لوله در یک قفسه قرار داده شدند زیرا برچسب ها تقریباً یکسان به نظر می رسیدند. تیم قبل از انتشار گزارش متوجه این اشتباه شد، بنابراین مشکل به مشتری نرسید. با این حال، کارکنان مجبور بودند زنجیره را ردیابی کنند، سوابق را دوباره بررسی کنند و روند را تکرار کنند. آزمایشگاه آرامش، زمان و تمرکز خود را از دست داد. چنین موردی برای من باقی می ماند. راه اندازی بهتر مسیر را آسان تر می کرد. یک اسکن در هر انتقال، عدم تطابق را زودتر نشان می داد. یک صفحه شفاف با مسیر نمونه به تیم کمک می کرد تا ببیند هر لوله به کجا تعلق دارد. فردی که روی نیمکت است نیازی به یک نگاه سریع به تنهایی ندارد. من همچنین عادات نقش روشن را دوست دارم. یک نفر برچسب را چک می کند. یک نفر توقف بعدی را تایید می کند. یک نفر انتقال را ثبت می کند. این بدان معنا نیست که مردم در انزوا کار می کنند. یعنی هر مرحله صاحب مشخصی دارد. وقتی کار به این شکل به اشتراک گذاشته می شود، آزمایشگاه احساس ثبات بیشتری می کند. مردم می دانند چه باید بکنند. آنها می دانند چه چیزی را بررسی کنند. آنها می دانند که نمونه قرار است به کجا برود. دیدگاه من ساده است: بهترین راه حل برای خطاهای دستی، فشار بیشتر بر کارکنان نیست. این مسیر بهتری برای آنهاست. یک فرآیند تمیز به تیم فضایی برای نفس کشیدن می دهد. به کاهش دوباره کاری کمک می کند. این آموزش را برای کارکنان جدید آسان تر می کند. این احتمال را کاهش می دهد که یک لغزش کوچک به یک مشکل بزرگ تبدیل شود. اگر بخواهم از بین همه اینها یک درس را انتخاب کنم، آن درس این خواهد بود: عمل درست را به عمل آسان تبدیل کن. هنگامی که برچسب ها واضح هستند، مراحل قابل مشاهده هستند، و چک ها در جریان قرار می گیرند، آزمایشگاه با استرس کمتری کار می کند. تیم تمرکز بیشتری دارد. خطر خطاهای دستی به گونه ای کاهش می یابد که مردم هر روز احساس کنند.

وقتی هر فرآیندی را مرور می‌کنم این سوال را از خودم می‌پرسم: آیا سیستم فعلی من می‌تواند اشتباهات کوچکی را که دستکاری اجازه می‌دهد از بین برود را بگیرد؟ این شکاف مهم است. یک فرد می تواند مراقب باشد و هنوز یک جزئیات را از دست بدهد. یک یادداشت ممکن است گم شود. یک فایل را می توان در پوشه اشتباه کپی کرد. پاسخ مشتری ممکن است برای مدت طولانی در صندوق ورودی بماند. من این اتفاق را در تیم های کوچک و در تیم های شلوغ دیده ام. کار بدی نبود. شکستن این روند بسیار آسان بود. چیزی که من به دنبال آن هستم، تنظیمی است که به من کمک می کند مشکلات را قبل از رشد پیدا کنم. من سیستمی را نمی خواهم که فقط داده ها را ذخیره کند. من یکی را می‌خواهم که داده‌ها را بررسی کند، شکاف‌ها را علامت‌گذاری کند، و وقتی چیزی به نظر می‌رسد، مسیر روشنی به من بدهد. اگر کار از سه نفر عبور کند، سیستم باید نشان دهد که چه کسی آن را لمس کرده است، چه چیزی تغییر کرده است و چه چیزی هنوز نیاز به توجه دارد. این نوع دید من را از حدس زدن نجات می دهد. قضاوت من در اینجا به این صورت است: - فیلدهای گمشده را قبل از اینکه رکوردی به جلو حرکت کند را پیدا می کند - خطاها را نشان می دهد بدون اینکه مجبورم در پنج صفحه جستجو کنم - گزارشی را نگه می دارد که می توانم بعداً آن را مرور کنم - با روشی که تیم من قبلاً کار می کند مطابقت دارد - پیگیری را ساده می کند، نه نامرتب یک مثال کوچک به ذهن می رسد. یک تیم خدمات محلی که من می شناسم هر سفارش را با دست انجام می داد. بیشتر روزها خوب بود. سپس یک سفارش یک یادداشت حمل را از دست داد و مشتری به دلیل اشتباه بودن برچسب آدرس تماس گرفت. هیچ اتفاق دراماتیکی نیفتاد، اما تیم زمان را برای رفع آن از دست داد. پس از اینکه چک ها را به سیستم خود منتقل کردند، یادداشت گم شده قبل از خروج از میز علامت گذاری شد. بعد از آن کار آرام تر شد. رفت و برگشت کمتر. عذرخواهی کمتر این همان تغییری است که من به آن اعتماد دارم. من همچنین به جایی که مردم هنوز باید وارد شوند توجه می‌کنم. یک سیستم نباید هر انتخابی را وارد یک ماشین کند. من هنوز جا برای بررسی می خواهم. من هنوز یک نفر را می خواهم که به موارد غیر معمول رسیدگی کند. آنچه من می خواهم حمایت است. سیستم بررسی‌های روتین را انجام می‌دهد، و من موارد لبه را با حقایق بهتری که در مقابلم قرار دارد، مدیریت می‌کنم. اگر روند فعلی شما همچنان به حافظه، یادداشت‌های چسبنده یا مرور دستی مکرر بستگی دارد، آن را به عنوان یک علامت هشدار در نظر می‌گیرم. من می پرسم: - خطاها در کجا ظاهر می شوند؟ - کدام مرحله بیشتر رد می شود؟ - چه چیزی بیشتر طول می کشد تا تعمیر شود؟ - کدام چک بستگی به این دارد که یک نفر آن را به خاطر بسپارد؟ این پاسخ ها معمولاً به نقطه ضعف سریع اشاره می کنند. دیدگاه من ساده است. بهترین سیستم آنی نیست که شلوغ به نظر برسد. این چیزی است که به من کمک می کند آنچه را که دست هندلینگ از دست می دهد، پیدا کنم، کار را روشن نگه می دارد، و به من اطمینان می دهد که جزئیات از بین نمی روند. اگر شما هم همین را می‌خواهید، از نقاط ضعف شروع کنید، مراحل را ساده نگه دارید و اجازه دهید سیستم در جایی که مردم خسته می‌شوند تماشا کند. آیا علاقه مند به یادگیری بیشتر در مورد روندها و راه حل های صنعت هستید؟ تماس با hengchenshengwu: hengchenshengwu@163.com/WhatsApp 13256571717.

Miller J، 2023، کاهش خطاهای دستی در کنترل نمونه های آزمایشگاهی Chen L، 2022، بهبود قابلیت ردیابی از مجموعه نمونه تا انتشار نتایج Patel R، 2024، سیستم های دریافت مبتنی بر بارکد برای جریان کار آزمایشگاهی سریعتر Nguyen T، 2021، 2021، هافرونیکال تست، ساختمان Saferondown 2023، چگونه Clear Labeling Practices Lower Sample Rework Wilson A، 2024، استراتژی‌های طراحی گردش کار برای پیشگیری از خطا در آزمایشگاه‌های شلوغ